CRM para pymes: cuándo basta HubSpot o Kommo y cuándo conviene uno a la medida
Si tus prospectos llegan por WhatsApp, las cotizaciones viven en Excel y el seguimiento depende de tu memoria, tarde o temprano se te escapa una venta. Para eso existe un CRM. La duda es cuál: uno de paquete, como HubSpot, Kommo o Zoho, o uno hecho para tu negocio.
Aquí te explicamos qué hace un CRM, cuándo te basta uno de paquete, cuánto cuesta de verdad al año y las señales de que te conviene uno propio.
Qué hace un CRM y en qué se distingue de un ERP
Un CRM guarda a cada prospecto y cliente con sus conversaciones, en qué paso de la venta va y qué sigue: llamarle el jueves, mandarle la cotización, cobrarle el anticipo. Su trabajo es que ninguna oportunidad se quede olvidada. Para una pyme, lo mínimo que debe tener es:
- un embudo con las etapas de tu venta, para ver en qué va cada prospecto;
- tareas y recordatorios, para que nadie se quede sin respuesta;
- conexión con WhatsApp y el correo, donde de verdad hablas con tus clientes;
- reportes de cuánto vendes y de dónde llegan tus prospectos;
- una app o una versión que funcione bien en el celular.
Un ERP hace otra cosa: administra la operación interna, como el inventario, las compras, la contabilidad o la nómina. IBM lo resume así: el ERP unifica y automatiza los procesos internos de la empresa, y el CRM se encarga de la relación con los clientes actuales y potenciales. Si lo que se te escapa son ventas y seguimientos, lo que buscas es un CRM.
Cuándo te basta un CRM de paquete
Un CRM de paquete es un software que rentas por usuario al mes. Te conviene si:
- tu proceso de venta es el típico: llega el prospecto, le mandas una propuesta y cierras o no;
- lo van a usar pocas personas;
- te sirve como viene, cambiando campos y etapas;
- no necesitas conectarlo con un sistema propio, como reservas, inventario o cobranza;
- quieres empezar esta semana.
Tres opciones conocidas en México:
- HubSpot tiene un plan gratis para hasta 2 usuarios y 1,000 contactos, con la marca de HubSpot. Es una buena forma de empezar a ordenar tus contactos.
- Kommo está pensado para vender por mensajes: junta WhatsApp, Instagram y Facebook en una sola bandeja. Si casi todas tus ventas pasan por WhatsApp, es de los que mejor encajan.
- Zoho CRM es gratis para hasta 3 usuarios, y sus planes de pago empiezan en $216 MXN por usuario al mes.
Si es tu caso, empieza por ahí. Es lo mismo que te diríamos en un diagnóstico.
Cuánto cuesta de verdad un CRM de paquete
El precio se anuncia por usuario al mes, y eso engaña: lo que importa es cuánto pagas al año con todo tu equipo. Estos eran los precios publicados en octubre de 2026:
- Zoho CRM: de $216 a $810 MXN por usuario al mes con pago anual, más IVA (precios de Zoho).
- Kommo: de $370 a $832 MXN por usuario al mes, y se paga por adelantado al menos 6 meses: no hay pago mes a mes (precios de Kommo).
- HubSpot Sales Hub: Starter, desde 20 dólares por usuario al mes (con promociones que lo bajan), y Professional, desde 90 dólares con pago anual (precios de HubSpot).
Haz la cuenta con tu equipo. Cinco usuarios en el plan Avanzado de Kommo son 5 × $555 × 12 = $33,300 MXN al año. Cinco en Zoho Professional, 5 × $360 × 12 = $21,600 MXN al año más IVA. Cada persona que contratas suma su licencia, y conviene revisar en cada caso si el precio ya incluye IVA.
Además del precio por usuario, revisa:
- Qué plan trae lo que necesitas. Las automatizaciones, los reportes a tu gusto o los permisos por rol suelen estar en los planes caros, no en el de entrada.
- Los cargos de terceros. Por ejemplo, Meta cobra aparte los mensajes de plantilla que tu negocio envía por la API de WhatsApp, como promociones o recordatorios. Responder con mensajes normales, no de plantilla, dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente es gratis.
- Los usuarios que no son tu equipo. Si tus clientes, socios o aliados también tienen que entrar, eso puede pedir un plan más alto u otro producto del mismo proveedor.
Señales de que te conviene uno a la medida
- Tu forma de trabajar es tu ventaja. Cotizas con reglas propias, manejas reservas con cupo, pagas comisiones a aliados o das seguimiento en pasos que los paquetes no traen. Adaptarte al software te haría perder justo lo que te distingue.
- Ya pagas varias herramientas que no se hablan. Un CRM, una hoja para cotizar, otra para la cobranza y WhatsApp aparte. Cada dato se captura dos o tres veces.
- Tus clientes también necesitan entrar para ver su cotización, su estado de cuenta o el avance de su servicio.
- El equipo crece y las licencias también. Diez usuarios en Kommo Avanzado son 10 × $555 × 12 = $66,600 MXN al año, y esa renta se paga cada año.
- Necesitas algo que el paquete solo da en el plan más caro, o que de plano no da.
Si te reconoces en dos o más, vale la pena cotizar uno propio antes de seguir pagando licencias.
Cuánto cuesta y cuánto tarda uno a la medida
En JoniTech, un CRM sencillo entra en el paquete Web / Sistema PyME: de $40,000 a $80,000 MXN más IVA, con entrega de 8 a 12 semanas. Si lo que más pesa son las automatizaciones, las integraciones con otros sistemas o un asistente con IA, entra en Automatización / IA: de $80,000 a $150,000 MXN más IVA, con una entrega promedio de 6 a 10 semanas que varía según el alcance. Después se paga el servidor según el uso y, si la quieres, una iguala de soporte de $3,000 a $8,000 MXN más IVA al mes.
Lo que cambia frente a uno de paquete:
- pagas el desarrollo una vez y no una licencia por cada persona;
- al liquidar, el código y los datos quedan a tu nombre;
- hace lo que tu negocio necesita, en el orden en que trabajas;
- a cambio, tarda semanas y no días, y alguien tiene que darle mantenimiento.
Si solo comparas precio, con pocos usuarios casi siempre gana el de paquete. Uno propio se paga cuando te ahorra horas de captura, evita ventas perdidas o sustituye varias suscripciones a la vez.
Un ejemplo de cómo se ve: el sistema con el que trabajamos en JoniTech lleva los prospectos, arma cotizaciones con un enlace para el cliente, registra los pagos con su comprobante y muestra el estado de cuenta. Los alumnos y los aliados entran con su propia cuenta y ven solo lo suyo, y cada cliente revisa su cotización desde un enlace.
Una forma rápida de decidir
- Son de 1 a 3 personas y su proceso de venta es el típico: empieza con un plan gratis o de entrada.
- Vendes casi todo por WhatsApp y el equipo es chico: prueba un CRM de mensajes como Kommo.
- Tu proceso es propio, ya pagas varias herramientas o tus clientes deben entrar: cotiza uno a la medida.
- No lo tienes claro: usa uno de paquete dos o tres meses y anota lo que te falta. Esa lista es el punto de partida de un CRM propio, si algún día lo necesitas.
Si quieres revisarlo con alguien, en el diagnóstico gratis vemos tu proceso y te decimos si te conviene un paquete o un sistema propio. Lo que construimos y cuánto cuesta está en Sistemas a medida en Cancún.
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